法律之窗



公证专用纸管理办法

  • 发表时间:2007年02月26日
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公证专用纸管理办法


第一条  为规范公证专用纸(以下简称专用纸)的管理,保证正确保管、使用专用纸,充分发挥其防伪作用,防止被盗、遗失等,制定本办法。
第二条  专用纸是专供办理涉外、涉港澳台公证业务的公证处制作发往外国或者我国港澳台地区的公证书的防伪纸张。公证处制作前款所述公证书的正本、副本的公证证词页、公证证词译文页应当使用专用纸。但归档的公证书除外。未经司法部批准不得扩大专用纸的使用范围或者将专用纸用于非公证书的制作。
第三条  对专用纸的管理实行统一生产、统一发放;归口管理、分工负责;标准明确、责任到处和人的原则。
第四条  中国公证员协会负责全国专用纸的联系生产、发放和管理工作,并接受司法部的指导、监督。省、自治区、直辖市(以下简称省)公证员协会负责本省所需专用纸的订购、接收、发放、调剂和日常管理工作,并接受省级司法行政机关的指导、监督。公证处对本处购买、验收的专用纸承担保管和使用上的管理责任,并接受司法行政机关、公证员协会的监督、管理。
第五条  专用纸按年度以省为单位订购。公证处根据上年度专用纸实际使用量确定其本年度订购量,并在每年第一季度内向省公证员协会提出书面订购申请。省公证员协会对各公证处的订购申请审核、汇总后,统一向中国公证员协会订购本省所需专用纸,同时将有关费用通过银行汇人中国公证员协会指定的账户。
第六条  中国公证员协会根据全国各公证处对专用纸的实际需要,并综合其他因素制订生产计划,安排生产。
第七条  专用纸应当以安全、快捷的方式运输。
第八条  专用纸按成本计价收费,费用由使用公证处负担,在公证处公证业务费中列支。
第九条  省公证员协会接收、发放专用纸应当指派两名以上人员进行,并对接收、发放情况造册登记。对购买量较大的公证处,省公证员协会有权视情决定将其专用纸分批发放。分批发放的,未发的专用纸由省公证员协会妥善储存、保管。
第十条  特殊情况下,经省级司法行政机关书面批准•,省公证员协会可以对本省购买的专用纸统一增加防伪措施。省级司法行政机关的批准书和所增加的防伪措施方案应当报中国公证员协会、司法部备案。
第十一条  对专用纸的保管和使用应当建立完善的管理制度,保证在各环节上有据可查。储存、使用单位应当指定专人负责验收、储存、保管、发放专用纸;设专室、专柜储存专用纸;储存专用纸的库房、铁柜应当符合储存专用纸的安全性要求。具体标准由中国公证员协会制定,并报司法部备案。未达到专用纸保管标准的公证处不得开办涉外、涉港澳台公证业务。已经开办的,应当在中国公证员协会规定的期限内达到。仍未达到的,停办涉外、涉港澳台公证业务。
第十二条  公证处应当采取措施,降低损耗,防止浪费。
专用纸自验收时起至发放出库止,保管责任人员及其他内部知情人员不得将储存地点、储存方法等泄露给外部人员。
第十三条  专用纸在运输、储存、制作公证书等过程中因破损等原因导致作废的,以及被盗、遗失后追(找)回的,应当在专用簿册上详细登记编号后集中销毁。销毁办法由省公证员协会根据本地实际制订,报省级司法行政机关备案。
第十四条  省公证员协会应当储存部分专用纸以备调剂。
  省公证员协会根据申请从其储备中或者从与缺纸的公证处相邻近的储存充裕的公证处调剂。
    省公证员协会在调剂不能时,应当尽快向中国公证员协会申请增购专用纸。   
    各省及各公证处之间不得自行调剂专用纸。
    第十五条  有关专用纸的申请、情况报告、接(验)收、发放、销毁登记专用簿册等资料应当妥善保管。
    第十六条  各级司法行政机关、公证员协会应当对公证处专用纸保管和使用等情况进行检查,督促公证处改进工作。
    第十七条  被盗、遗失的专用纸,不论其是否追(找)回,一律作废。
    专用纸被盗、遗失的,一经发现,应当及时向公安机关报案,并应当及时通过省公证员协会报告省级司法行政机关、中国公证员协会。
    中国公证员协会应当及时将被盗、遗失专用纸情况通报有关方面。
    第十八条  各级司法行政机关、公证员协会、公证处发现伪造的公证书使用了专用纸的,应当查明其所用专用纸的来源,并根据结果做出处理。
    对非本省公证员协会、公证处所购专用纸的,应当报告中国公证员协会。
    第十九条  公证处有下列情形之一的,省级司法行政机关应当暂停其涉外、涉港澳台公证业务:
    (一)专用纸被盗、遗失,隐瞒不报的。
    (二)专用纸一次被盗、遗失数量达到200张的。
    (三)专用纸保管、使用混乱,可能发生严重后果,经司法行政机关或公证员协会检查和督促,在指定期限内仍不能改进的。
    暂停上述公证业务的公证处在查明原因、改进工作并对责任人员作出相应处理后,可以继续办理上述公证业务。
    第二十条  公证处有下列情形之一的,省级司法行政机关应当撤销其涉外、涉港澳台公证业务:
    (一)公证处工作人员倒卖专用纸的。
    (二)专用纸一次被盗、遗失达到1000张的。
(三)专用纸被盗、遗失达到两次的。
第二十一条  对有本办法第二十条第(一)项规定情形的公证处工作人员,应当除名、开除或辞退。倒卖所得予以没收,可以并处罚款。有本办法第十九条第(一)项、第(三)项、第二十条第(三)项情形之一的公证处,本级司法行政机关应当撤销公证处主任职务;有办理涉外、涉港澳台公证业务资格的,省级司法行政机关应当撤销其涉外、涉港澳台公证业务资格。对因过错造成专用纸被盗、遗失的公证处工作人员,应当视性质、情节及认错表现,予以处分。对倒卖专用纸数量较大,或者工作人员渎职,情节恶劣,造成专用纸大量被盗的,移送司法机关依法处理。
第二十二条  本办法所称“工作人员”包括公证员协会和公证处的工作人员;包括正式工作人员,也包括临时聘用人员。
本办法第二十一条第一款、第三款中处分、处罚的决定机关为有处分权限的机关。
第二十三条  本办法由中国公证员协会负责解释。
中国公证员协会可以制定有关具体实施办法并报司法部备案。
第二十四条  本办法自2003年1月1日起施行。